Privacy policy

Privacy Policy

I denne politik kan du læse nærmere om retningslinjerne for, hvordan Scanel International A/S (herefter ”Scanel”) behandler personoplysninger om brugere af vores tjenester på hjemmesiden, vores kunder og samarbejdspartnere.

Politikken er en del af Scanel’s samlede dokumentation for, at virksomheden overholder den gældende persondatalovgivning.

Indsamling og behandling af personoplysninger foretages altid i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning, og Scanel behandler alene personoplysninger, hvis vi har et grundlag herfor. Derudover er Scanel opmærksom på, at vi alene må behandle de personoplysninger, der er nødvendige for at opnå formålet, ligesom personoplysninger alene må videregives til tredjemand, hvis der er et særskilt og sagligt grundlag herfor.

Scanel gennemgår løbende de registrerede personoplysninger og sletter de personoplysninger, der ikke længere er relevante at behandle. Det samme gælder personoplysninger, som en kunde eller samarbejdspartner ønsker slettet, og som Scanel ikke længere har noget grundlag for at behandle.

1. Dataansvarlig

Scanel betragtes som dataansvarlig i forhold til de personoplysninger, du afgiver til os.

Relevante kontaktoplysninger:
Navn: Scanel International A/S
Adresse: Havnepladsen 12, 9900 Frederikshavn
CVR nr.: 66630315
E-mail: info@scanel.dk
Tlf.: 96223242

2. Formål med indsamling og behandling af personoplysninger

Scanel behandler en række personoplysninger om alle vores brugere af hjemmesiden samt kunder og samarbejdspartnere. Scanel behandler alene oplysninger, som er nødvendige for at opfylde de aftaler, der indgås med kunder eller samarbejdspartnere. Det er den enkelte aftales indhold/samarbejdets karakter, der er bestemmende for, hvilke personoplysninger Scanel indsamler og behandler, og som er bestemmende for formålet med indsamlingen.

Grundlaget for at behandle dine personoplysninger vil som udgangspunkt være for at kunne besvare din henvendelse eller for at kunne opfylde den aftale eller samarbejde, som du eller den virksomhed du er ansat i, har indgået med os. I nogle tilfælde kan grundlaget også være interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningen. Dette skyldes, at behandlingen af dine personoplysninger er af væsentlig betydning for, at vi kan overholde de forpligtelser, der påhviler os som virksomhed.

Derudover behandler vi personoplysninger for at overholde en retlig forpligtelse, herunder for at overholde databeskyttelseslovgivningen samt bogføringsloven.

2.1 Håndtering af personoplysninger ved modtagelse af henvendelser

Når du retter henvendelse til os pr. mail eller via de sociale medier, behandler vi de personoplysninger, der fremgår af din henvendelse. Hvis du henvender dig via mail, behandler vi de personoplysninger, der fremgår af din mail, herunder dit navn, e-mail, telefonnummer, samt det, henvendelsen drejer sig om. Hvis du eksempelvis kontakter os på Facebook eller LinkedIn, vil vi via Facebook eller LinkedIn modtage visse oplysninger om dig i form af eksempelvis dit navn og et billede.

Når du kontakter os telefonisk, vil vi, såfremt det er relevant, notere dit navn og formålet med henvendelsen. Dette gør vi for at have mulighed for at følge op herpå samt at kunne dokumentere de henvendelser, vi modtager fra vores kunder eller samarbejdspartnere.

Vi opfordrer dig til, at du ikke sender os nogle følsomme eller fortrolige personoplysninger via Facebook, LinkedIn eller mail, f.eks. cpr. nr., kontooplysninger eller helbredsforhold.

2.2 Håndtering af personoplysninger ved deltagere ved arrangementer

Hvis Scanel er vært ved et arrangement, hvor det er nødvendigt med tilmelding, behandler vi kontaktoplysninger om deltagerne i arrangementet i form af deres navn, hvor de arbejder/titel samt e-mailadresse og telefonnummer. Dette gør vi naturligvis for at kunne håndtere tilmeldingerne til arrangementet og i visse tilfælde for at invitere til lignende arrangementer senere.

Hvis du deltager i et arrangement, skal du være opmærksom på, at vi i nogle tilfælde tager situationsbilleder fra arrangementet og deler dem på vores hjemmeside og/eller sociale medier. Formålet hermed er at brande de arrangementer, vi afholder samt brande Scanel som virksomhed. Hvis du ikke ønsker at være med på eventuelle situationsbilleder, kan du blot oplyse os herom ved starten af et arrangement.

2.3 Håndtering af kunde- og leverandøroplysninger

Når du eller den virksomhed, som du arbejder for, er kunde eller leverandør til os, betyder det, at vi behandler en række personoplysninger om dig og de øvrige parter, der eventuelt er involveret i opgaven.

Vi opretter altid vores kunder og leverandører i et sagshåndteringssystem. Når vi registrerer dig i dette system, sker det altid med følgende oplysninger:
− Navn og virksomhedsadresse
− E-mailadresse
− Telefonnummer

Scanel indsamler og registrerer dine personoplysninger for at kunne administrere den aftale, vi har med dig, for at kunne fakturere ydelsen samt for at kunne sende dig relevant information med tilknytning til aftalen. Dine personoplysninger registreres i vores sagshåndteringssystem, som er rettighedsstyret og beskyttet med brugernavn og login.

2.4 Øvrige forhold

2.4.1 TV-overvågning

Hos Scanel foretager vi TV-overvågning uden optagelse af lyd med det formål at forebygge og opklare kriminalitet samt at undgå uønskede personers færdsel på området. Der skiltes med overvågningen de steder, der er opsat TV-overvågning.

Optagelserne lagres løbende og slettes automatisk efter 30 dage, og det er alene vores tekniske administrator af overvågningen og driftschef, der kan tilgå overvågningen. Der kræves login og adgangskode for at kunne tilgå TV-overvågningsmaterialet.

Ved mistanke om strafbare forhold, kan optagelserne blive videregivet til politiet eller andre aktører i henhold til den til enhver tid gældende lovgivning om TV-overvågning.

2.4.2 Registrering af nummerplade

Hvis du benytter vores gæsteparkeringsplads uden for vores kontor i Frederikshavn, skal du kontakte administrationen og bede om en parkeringsbillet, hvis man ønsker at parkere på en gæsteparkering i mere end 1 time. Parkeringsbillet skal placeres på bilens instrumentbræt, og skal være synlig igennem forruden, så parkeringsvagten kan aflæse parkeringsbilletten. Parkeringsbilletten varighed dækker den dag man får udleveret billetten, og skal herefter fornyes dagligt. Parkeringsbilletten indeholder ingen person eller bil oplysninger, og kan smides væk når dagen udløber.

3. Opbevaringsperiode og sletteprocedurer

Databeskyttelseslovgivningen indeholder ikke regler om, hvornår personoplysninger skal slettes. Dette skal afgøres af os som dataansvarlig i den enkelte situation. Ved vurderingen heraf lægger vi navnlig vægt på, om en fortsat opbevaring af personoplysningerne tjener et sagligt formål, eller om vi er forpligtet i medfør af lovgivningen til at opbevare bestemte oplysninger eller dokumenter.

3.1 Hvis du retter henvendelse til os

Vi opbevarer altid din henvendelse, indtil denne er færdigbehandlet. Hvis din henvendelse resulterer i, at vi opretter dine kontaktoplysninger i vores sagshåndteringssystem, vil du herefter blive betragtet som kunde eller samarbejdspartner hos os, og sletningen af dine personoplysninger følger derfor vores sædvanlige procedure for håndtering af sager med kunder eller samarbejdspartnere (se nedenfor).

3.2 Hvis du har tilmeldt dig et arrangement

Vi opbevarer som udgangspunkt tilmeldingslister i 12 måneder fra, at arrangementet er afholdt. Dette gør vi for at kunne evaluere på, hvem der deltager i arrangementet med henblik på at forbedre indholdet af arrangementet, hvis vi senere udbyder samme arrangement igen. I nogle tilfælde gemmer vi også oplysningerne for at kunne invitere dig til et lignende arrangement senere.

3.3 Opbevaring af sagsrelaterede oplysninger og kundeoplysninger

Som udgangspunkt gemmer vi alle relevante sagsrelaterede oplysninger, herunder dine personoplysninger, i 10 år fra afslutning af kunde- eller samarbejdsforholdet.

Vi sletter dog ikke personoplysningerne, hvis de er nødvendige for at kunne fastslå eller forsvare et retskrav, f.eks. hvis der opstår en tvist eller som følge af økonomiske udeståender mellem dig eller den virksomhed, som du arbejder for, og Scanel, som medfører, at vi har behov for at gemme sagsoplysningerne i længere tid end 10 år fra ophøret af kundeforholdet.

4. Sikker behandling af personoplysninger

Scanel behandler dine personoplysninger fortroligt. Scanel har foretaget en række tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger med det formål at beskytte dine personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, fortabelse eller forringelse, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med databeskyttelseslovgivningen.

Scanels medarbejdere har adgang til dine personoplysninger. Derudover har Scanel givet adgang til en række databehandlere. Vi bruger eksempelvis databehandlere i forbindelse med drifts- og it-sikkerhedsmæssige opgaver (f.eks. backup, hosting af hjemmeside mv.), som vi får løst eksternt. Etableringen af adgangene til dine oplysninger skyldes derfor alene, at databehandleren leverer en teknisk eller systemmæssig ydelse til Scanel eller yder support på driften samt foretager fejlfinding inden for de rammer, Scanel har opstillet.

Opbevaring af eller etablering af adgang til oplysningerne hos databehandlerne er underlagt en række krav, og der er derfor indgået databehandleraftaler med samtlige databehandlere, der blandt andet skal sikre et passende sikkerhedsniveau, og herunder at dine oplysninger ikke kommer uvedkommende i hænde.

5. Videregivelse af personoplysninger

Scanel videregiver ikke dine personoplysninger til tredjemand, med mindre vi har et grundlag. Dette kan for eksempel være på baggrund af dit samtykke, fordi vi er forpligtede hertil i medfør af gældende lovgivning, eller fordi det er nødvendigt for at kunne fastslå eller forsvare et retskrav.

Hvis du er kunde hos os kan det eksempelvis være nødvendigt at videregive personoplysninger om dig til offentlige myndigheder, forsikringsselskaber, rådgivere, revisorer, domstole mv.

6. Dine rettigheder

Du har en række rettigheder som følge af, at vi behandler dine personoplysninger. Nedenfor kan du læse mere herom, men du er også altid velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål hertil. Vi bestræber os på at besvare alle henvendelser hurtigst muligt og senest inden for 24 timer.

6.1 Ret til indsigt i egne personoplysninger

Du har ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig. En anmodning om indsigt skal rettes til os, og den behøver ikke at være begrundet. Det betyder med andre ord, at du har ret til at få at vide, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, hvad formålet er hermed, hvor vi har oplysningerne fra, hvor længe vi opbevarer dem, samt hvem vi eventuelt deler dem med.

6.2 Ret til at få rettet urigtige personoplysninger

Hvis Scanel behandler urigtige eller vildledende personoplysninger om dig, har du ret til at anmode os om at rette oplysningerne. Ved modtagelse af en sådan anmodning vil vi sørge for at få de pågældende oplysninger tilrettet/slettet.

6.3 Ret til sletning

Vi er i nogle tilfælde forpligtet til at slette dine personoplysninger før det tidspunkt, hvor vi normalt ville slette dine personoplysninger. Dette gælder, hvis vi ikke længere har et sagligt formål til at behandle personoplysningerne, eller hvis et samtykke fra dig tilbagekaldes, eller hvis personoplysningerne er blevet behandlet ulovligt, eller de skal slettes for at overholde en retlig forpligtelse og i nogle tilfælde, hvis der gøres indsigelse mod behandlingen. Der er taget højde for disse rettigheder ved fastlæggelsen af Scanels slettepolitikker.

6.4 Ret til at gøre indsigelse

I visse tilfælde har du ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger. Hvis vi modtager en indsigelse fra dig, vurderer vi, om vi skal begrænse behandlingen af personoplysningerne, indtil vi har kontrolleret, om vores legitime interesser går forud for dine interesser (interesseafvejning).

6.5 Dataportabilitet

Du har i nogle tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format. Dette gælder dog kun oplysninger vedrørende dig.

6.6 Tilbagekaldelse af samtykke

Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, kan du til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Vi stopper herefter behandlingen af de personoplysninger, samtykket knytter sig til, hvis der ikke foreligger et andet lovligt grundlag til at behandle personoplysningerne. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage.

7. Klagevejledning til Datatilsynet

Hvis du har indsigelser mod vores behandling af dine personoplysninger, opfordrer vi dig til at kontakte os på info@scanel.dk.

Du har også altid ret til at klage over vores behandling og opbevaring af personoplysninger til Datatilsynet. Datatilsynets kontaktoplysninger fremgår af www.datatilsynet.dk.